В електронному декларуванні немає дрібниць – є лише наслідки. Ця аксіома відома кожному, кому хоча б раз доводилось зіштовхуватися з перевірками НАЗК. Водночас більшості проблем з е-декларуванням можна уникнути, якщо розуміти базові принципи роботи системи та бути обізнаним про найпоширеніші помилки декларантів.
Враховуючи початок чергової кампанії е-декларування, ми підготували покрокову інструкцію для заповнення декларації за 2025 рік. Ці 15 простих кроків допоможуть Вам системно підійти до роботи над декларацією та уникнути серйозних помилок.
1. Переконайтесь в чинності Вашого електронного підпису
Для входу в особистий кабінет декларанта Вам потрібен електронний підпис.
Якщо у Вас немає електронного підпису – його можна отримати в будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК) з переліку. Хоча багато АЦСК вимагають фізичної явки до них для отримання ключа, деякі центри дозволяють згенерувати підпис в онлайн-режимі (наприклад Приват24, Monobank, Вчасно).
Якщо Ви вже маєте електронний підпис – обовʼязково перевірте строки його чинності. Більшість ключів мають строк дії від 1 до 3 років. Якщо при спробі входу в особистий кабінет декларанта Вам видало «Помилку №52», попередній електронний підпис вже втратив чинність і Вам необхідно згенерувати новий.
Окремо звертаємо увагу, що в особистому кабінеті декларанта неможливо авторизуватись з використанням «Дія.Підпис» в мобільному застосунку. Хоча це питання вже неодноразово ставало предметом обговорень з НАЗК, відповідна технічна можливість поки не передбачена.
2. Перевірте, чи працює вхід в особистий кабінет декларанта
Ті, хто заповнюють електронну декларацію вперше, мають пройти процедуру онлайн-реєстрації в Єдиному державному реєстрі декларацій. Під час реєстрації важливо вказати коректну email-адресу, оскільки саме на неї надійде посилання з підтвердженням.
Якщо Ви вже реєструвались в системі раніше, можна одразу входити в особистий кабінет. У разі отримання нового електронного підпису проходити повторну процедуру реєстрацію не потрібно (окрім випадків зміни паспортних даних).
3. Сформуйте довідку «Дані для декларації»
Ще у 2022 році в особистому кабінеті декларанта зʼявилася спеціальна кнопка «Дані для декларації», яка дозволяє згенерувати довідку із 13 державних реєстрів щодо себе та членів сімʼї в онлайн-режимі.
Повну інструкцію з генерації цієї довідки можна знайти на сайті НАЗК. Замовляти довідку слід після 25 січня, коли у ній зʼявляться дані з податкової про офіційні доходи за минулий рік.
Важливо розуміти, що після формування довідки робота над декларацією тільки починається. Згенерована довідка містить лише дуже незначну частину із загального масиву інформації, яку субʼєкт декларування повинен внести до декларації. Сама довідка також має низку істотних недоліків: деякі дані надаються на дату формування довідки (а не на 31 грудня минулого року), є неповними і навіть помилковими. Детальніше з усіма вадами функції «Дані для декларації» можна ознайомитись у попередній статті.
4. Створіть окрему папку для декларації
Як показує практика, сам процес заповнення чернетки декларації в особистому кабінеті зазвичай займає лише 10% від загального часу роботи над декларацією. Натомість левова частина часу іде на збір документів за коректною методологією та їх подальший юридичний аналіз.
Для полегшення роботи ми рекомендуємо створити окрему електронну чи паперову папку з копіями всіх необхідних документів. Це не лише суттєво спростить процес заповнення декларації, а й дозволить мати потрібні папери під рукою у випадку повної перевірки НАЗК чи журналістського розслідування.
5. Визначте коло осіб, що належать до членів сім’ї
У декларації вказується інформація про майно, доходи, витрати і зобов’язання не лише субʼєкта декларування, а й членів його сімʼї. Саме тому перед тим, як визначитись «що декларувати», потрібно зрозуміти «кого декларувати».
Декларанти часто припускаються помилок і декларують у якості членів сімʼї всіх своїх близьких родичів у розумінні сімейного законодавства: батьків, повнолітніх дітей, сестру чи брата, тещу тощо. Разом з тим, для цілей е-декларування членами сім’ї вважаються лише ті особи, які підпадають під визначення «члена сім’ї» в розумінні Закону України «Про запобігання корупції».
Для цілей заповнення е-декларації за 2025 рік до членів сімʼї субʼєкта декларування належать такі особи:
- чоловік / дружина декларанта станом на 31.12.2025 (незалежно від того, чи проживали вони спільно в 2025 році);
- діти декларанта, яким станом на 31.12.2025 було менше 18 років (незалежно від того, чи проживали вони спільно в 2025 році);
- будь-які особи, які спільно проживали з декларантом з 1 по 30 грудня 2025 року і станом на 31.12.2025, а також станом на 31.12.2025 були повʼязані з декларантом спільним побутом та взаємними правами і обовʼязками, що мають характер сімейних;
- будь-які особи, які сукупно протягом не менше 183 днів у 2025 році спільно проживали з декларантом, були повʼязані з ним спільним побутом та взаємними правами і обовʼязками, що мають характер сімейних.
Неправильне визначення кола членів сім’ї призводить до того, що у декларації не відображено активи осіб, які насправді підлягали декларуванню, чи навпаки – відображені активи родичів, які не мали вказуватись в декларації. В обох випадках декларація буде містити недостовірні відомості, що може стати підставою для адміністративної чи кримінальної відповідальності.
6. Систематизуйте дані про нерухомість
У декларації за 2025 рік необхідно відобразити об’єкти нерухомості, що перебували у власності декларанта і членів його сімʼї станом на 31.12.2025, або ж перебували в їх володінні чи користуванні станом на 31.12.2025 (за умови, що таке право володіння чи користування виникло до 1 грудня 2025 року) або протягом не менше 183 днів у 2025 році.
У першу чергу ми рекомендуємо перевірити інформацію про себе і членів сім’ї в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно. Реєстр дозволяє в онлайн-режимі згенерувати довідку про нерухоме майно особи. При цьому слід пам’ятати, що Реєстр не містить даних про об’єкти, які були набуті у власність до початку 2000-х років. Тому не варто дивуватись, якщо у довідці не виявиться інформації про приватизовані в 1990-х квартири чи земельні ділянки.
Після перевірки Реєстру варто перейти до збору правовстановлюючих документів на нерухомість: договорів, виписок, свідоцтв, державних актів тощо. Ці документи допоможуть визначити всі характеристики обʼєкта нерухомості та перенести їх у декларацію.
Окремо варто пригадати про об’єкти незавершеного будівництва та інвестиції в новобудови – їх необхідно вказувати в окремому розділі декларації. Тут в пригоді може стати Реєстр будівельної діяльності.
7. Визначте цінне рухоме майно вартістю понад 302 800 грн
У 2025 році декларуванню підлягає цінне рухоме майно вартістю понад 302 800 грн. Це можуть бути ювелірні прикраси, годинники, картини чи інші предмети розкоші. Декларувати такі речі треба у випадку, якщо вони були у декларанта чи члена сімʼї у власності станом на 31.12.2025 або ж перебували в їх володінні чи користуванні станом на 31.12.2025 (за умови, що таке право володіння чи користування виникло до 1 грудня 2025 року) або протягом не менше 183 днів у 2025 році.
Для коректного декларування дати набуття і вартості цінного рухомого майна слід дослідити договори купівлі-продажу, чеки, інвойси і банківські виписки. Вартість цінного рухомого майна і дату його набуття дозволяється не вказувати, якщо право на таке майно було набуто до подання першої е-декларації.
8. Зберіть інформацію про транспортні засоби
У декларації за 2025 рік потрібно вказати транспортні засоби, що належали декларанту або членам його сім’ї станом на 31.12.2025, або ж перебували в їх володінні чи користуванні станом на 31.12.2025 (за умови, що таке право володіння чи користування виникло до 1 грудня 2025 року) або протягом не менше 183 днів у 2025 році.
Інформація про транспортний засіб має декларуватись на підставі техпаспорта й інших правовстановлюючих документів (договір купівлі-продажу, акт приймання-передачі тощо). Якщо Ви оформили право власності на автомобіль після 2013 року, інформацію про нього можна безкоштовно перевірити в Кабінеті водія МВС.
Окремо звертаємо увагу: НАЗК вимагає вказувати в декларації автомобілі, що були продані «за довіреністю», але при цьому продовжували бути зареєстровані на Ваше імʼя станом на кінець звітного періоду.
9. Вкажіть дані про цінні папери і корпоративні права
Під час заповнення декларації необхідно зазначити частки у статутному капіталі та цінні папери (акції, облігації тощо), які належали декларанту і членам його сім’ї станом на 31.12.2025.
Інформацію про корпоративні права в українських юридичних особах можна перевірити в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань або ж на спеціальних ресурсах (Vkursi, Youcontrol, Opendatabot тощо). Юридичні особи, в яких декларант і члени його сім’ї на 31.12.2025 прямо чи опосередковано мають не менше 25% часток чи голосів (або ж можуть здійснювати вирішальний вплив незалежно від формального володіння корпоративними правами), необхідно також задекларувати в окремому розділі 9 як кінцеву бенефіціарну власність.
10. Згадайте про нематеріальні активи
Закон зобов’язує вказувати в розділі 10 декларації інформацію про нематеріальні активи: винаходи, авторські права, торгові марки тощо. Інформацію про більшість обʼєктів інтелектуальної власності можна перевірити на сайті УКРНОІВІ.
З 2020 року в розділі 10 декларації також необхідно зазначати криптовалюти, що належали субʼєкту декларування і членам його сімʼї станом на кінець звітного періоду. Декларувати криптовалюту потрібно незалежно від її кількості, виду (Bitcoin, Ethereum, USDT тощо) та форми зберігання (холодний чи гарячий гаманець). Дуже важливо коректно задекларувати всю інформацію про Ваші криптоактиви – як показує практика, НАЗК завжди проявляє підвищений інтерес до декларацій з криптовалютою.
11. Порахуйте доходи за рік
Доходи субʼєкта декларування і членів його сімʼї за минулий рік декларуються в розділі 11 за принципом «до копієчки» – тобто незалежно від їх розміру. Мінімальний поріг встановлений лише для декларування подарунків (від 15 140 грн для декларації за 2025 рік).
З’ясувати офіційні доходи за минулий рік допоможе електронний кабінет платника на сайті ДПС. У ньому можна отримати відомості про свої доходи за 2025 рік в онлайн-режимі. Хоча довідка НАЗК «Дані для декларації» має підтягувати ці ж самі дані про доходи від ДПС, ми все одно рекомендуємо додатково генерувати податкову довідку з деталізованою інформацією.
Слід пам’ятати, що довідка ДПС може не містити інформацію про всі доходи декларанта протягом року. Для прикладу, у довідці ДПС не вказується інформація про доходи від банківських відсотків; цю інформацію потрібно запитувати у банків самостійно.
12. Систематизуйте дані про грошові активи
Грошові активи (гроші на рахунках, готівка, позичені кошти тощо) вказуються в розділі 12 декларації, якщо їх сукупна вартість станом на 31.12.2025 перевищує 151 400 грн. Ця порогова сума рахується для декларанта і кожного члена сім’ї окремо. Наприклад, якщо в субʼєкта декларування є грошові активи на загальну суму 200 тис. грн, а в його дружини лише на суму 45 тис. грн – декларувати потрібно лише грошові активи суб’єкта декларування.
Для отримання інформації про залишки на банківських рахунках станом на 31.12.2025 необхідно звернутись до банківської установи. Відповідний запит можна подати через персонального менеджера, на гарячу лінію або ж безпосередньо у відділенні банку. Низка банків також має зручний онлайн-банкінг, що дозволяє згенерувати спеціальну довідку для декларації в режимі реального часу. Паралельно із декларуванням залишків на банківських рахунках у розділі 12, у окремому розділі 12.1 потрібно зазначити назви банківських установ, де такі рахунки відкриті.
Також при декларуванні грошових активів слід згадати про суми, які передавались у борг третім особам та не були повернуті станом на 31.12.2025. Ну і звісно – не забути заглянути під матрац перед декларуванням готівкових заощаджень.
13. Пригадайте про борги і кредити
У розділі 13 декларації за 2025 рік вказуються всі фінансові зобовʼязання декларанта і членів його сім’ї, які станом на 31.12.2025 перевищували 151 400 грн. При цьому фінансові зобовʼязання не сумуються – кожне із них вказується окремо і лише за умови перевищення порогу для декларування.
Спеціальні правила діють для декларування зобовʼязань за позиками (кредитами). Їх потрібно зазначати у розділі 13 декларації за наявності хоча б однієї з таких умов:
- розмір отриманої в 2025 році позики був більше 151 400 грн;
- розмір заборгованості за позикою на 01.01.2025 був більше 151 400 грн;
- розмір заборгованості за позикою на 31.12.2025 був більше 151 400 грн.
Додатково звертаємо увагу на типову помилку декларантів – зазначення даних про отримані позики в розділі 11 «Доходи, у тому числі подарунки». Як вказує НАЗК, суми отриманих позик для цілей е-декларування не вважаються доходом і в розділі 11 не зазначаються.
14. Складіть перелік істотних видатків і правочинів
У розділі 14 декларант має зазначити свої істотні видатки за 2025 рік. За загальним правилом, під видатком розуміється одноразовий платіж на суму понад 151 400 грн: купівля квартири чи авто, придбання туристичної путівки, повернення боргу тощо.
У цьому ж розділі 14 декларант повинен вказати інші правочини за 2025 рік, які не спричинили видатку, але стосувались певного предмета вартістю понад 151 400 грн і призвели до виникнення/припинення права або фінансового зобовʼязання (наприклад договір оренди квартири оціночною вартістю 3 млн грн).
Найбільш розповсюдженою помилкою в розділі 14 є декларування інформації про видатки і правочини членів сімʼї. Варто наголосити, що в декларації вказується інформація лише про істотні видатки і правочини субʼєкта декларування. Декларування видатків членів сімʼї у розділі 14 може призвести до виникнення помилок у системі автоматичного моніторингу та істотно збільшити ризик-рейтинг Вашої декларації.
15. Внесіть дані про роботу за сумісництвом і членство в неприбуткових організаціях
У розділі 15 суб’єкт декларування має зазначити інформацію про роботу, яку він виконував за сумісництвом у 2025 році. Відомості про таку роботу декларуються незалежно від строку, протягом якого особа працювала за сумісництвом у 2025 році. Для прикладу, якщо декларант працював викладачем за сумісництвом протягом 3 місяців у 2025 році і станом на 31.12.2025 вже звільнився, така робота все одно підлягає декларуванню.
У розділі 16 декларації необхідно вказати неприбуткові організації (громадські об’єднання, благодійні фонди тощо), де станом на 31.12.2025 декларант був членом або входив до складу керівних органів. У разі сумнівів з приводу членства у тій чи іншій організації рекомендуємо звернутись до її керівництва, оскільки ЄДРПОУ часто не містить інформації про актуальний перелік членів громадських обʼєднань.
* * *
Електронне декларування – це не просто заповнення полів у особистому кабінеті, а складна системна робота зі збору та юридичного аналізу великого масиву документів. Навіть за наявності покрокової інструкції на практиці часто виникають нестандартні ситуації: неповні дані в реєстрах, «сірі зони» у законодавстві, постійні зміни в 200-сторінкових розʼясненнях НАЗК і судовій практиці, нетипові категорії активів тощо. Саме тому в складних випадках ми радимо залучати кваліфіковану юридичну підтримку. Це допоможе знизити ймовірність перевірки декларації НАЗК, а у разі такої перевірки –уникнути звільнення з роботи та кримінальних проваджень. Як показує гіркий досвід декларантів, попередити проблему завжди легше, ніж ліквідовувати її наслідки.
Автор: Анатолій Пашинський