Закон "Про електронні документи та електронний документообіг" набув чинності ще у 2003 р. Поширенню ЕДО трохи згодом посприяв закон "Про електронні довірчі послуги". Тоді ж ЕЦП (електронний цифровий підпис) замінили на КЕП (кваліфікований електронний підпис). Відповідно до українського законодавства, він є юридичним відповідником власноручного підпису без жодних додаткових умов.
Тобто вже давно в Україні є всі юридичні підстави для використання електронних документів замість паперових. Проте деякі компанії все ще мають певні сумніви щодо їх легітимності. Під час третього всеукраїнського форуму "Бізнес без паперу" команда Юридичної фірми "Василь Кісіль і Партнери" під моїм керівництвом спробувала розвіяти основні страхи бізнесу, пов’язані з електронним документообігом.
Чи приймають електронні документи державні органи та суди?
Державні органи (податкова, митниця, міністерства тощо) опрацьовують електронні надходження так само, як і фізичні. Направлені належним чином електронні звернення, запити, документи, листи тощо обов’язково розглянуть. А якщо ні, суд буде на вашому боці.
Власне, суди теж спокійно приймають як електронні документи, так і докази в електронному вигляді.
Як чиновник чи контрагент може побачити електронний підпис?
Електронний підпис складно побачити, тому що це файл, який міститься там, де й електронний документ. Для зручності та наочності сервіси електронного документообігу, наприклад "Вчасно", спеціально додають до документів візуалізацію — круглу печатку з ідентифікаційним кодом підписувача. Насправді ця печатка не є електронним підписом, вона — лише зручна для користувачів помітка. Формати електронних документів, підписаних цифровим підписом, можуть бути різні, але найчастіше це буде архівна папка, а підпис матиме вигляд файлу з розширенням .p7s.
Як зрозуміти, чий підпис на документі, та перевірити його?
У сервісах електронного документообігу є можливість перевіряти електронні підписи автоматично. Але навіть коли немає системи, і документ надійшов електронною поштою, його завжди можна перевірити на державних сервісах — сайтах Міністерства юстиції України та в Дії . На цих ресурсах можна завантажити файл і побачити всю інформацію стосовно електронного підпису включно з часом підписання документа.
До речі, мітка часу тут є перевагою. Вона важлива для державних органів, наприклад, для яких строк розгляду певних звернень має значення.
Як у разі потреби довести, що все було відправлено контрагенту?
Якраз використання сервісів електронного документообігу в таких ситуаціях має переваги порівняно з надсиланням електронною поштою чи обміном паперовими примірниками. Як показує судова практика, часто провайдер може виступити додатковим суб’єктом, який технічно підтвердить, що ви відправили певний документ у певний час. У суді таким доказам надається перевага.
Також суди, як і держоргани, набагато приязніше ставляться до КЕП, а не інших видів підписів, які мають меншу довіру. І взагалі наявна система електронного документообігу в компанії може допомогти довести певні обставини в суді.
Чи можна використовувати електронні документи в трудових відносинах?
Якщо обмінюватися сканами кадрових документів електронною поштою — це не електронний документообіг, і суди такі документи не сприймають. Та якщо працювати з кадровими документами в електронній формі за наявності інструкції з електронного діловодства, законодавство це дозволяє. Є спеціальний порядок, затверджений Міністерством юстиції України, про те, як всередині компанії налаштувати бізнес-процеси та прописати всі необхідні документи, зокрема інструкцію про електронний документообіг. І є Державна архівна служба, підпорядкована Міністерству юстиції, яка має їх погодити. І ось за наявності таких внутрішніх документів та погодження в Державній архівній службі використання ЕДО в трудових відносинах є законним, має силу доказів, і судова практика це також підтверджує.
Щоправда, все ще є проблема зі зберіганням певних документів. Деякі з них треба зберігати 75 років. Також є вимога закону дублювати електронні документи паперами, які зберігаються понад 10 років. І це незручно, тому що треба додатково виготовити паперовий примірник документа, також підписати його і зберігати. Втім, наразі у трудових відносинах понад половину питань можна закривати виключно електронними документами (наприклад, заяви на відпустку).
Автор: Володимир Ігонін, Партнер
Опубліковано: Юридична газета, 25 січня 2022 р.
ВІДЕО: Case-study про успішний досвід запровадження ЕДО у компанії NVidia (III Форум Бізнес без паперу, 19 листопада 2021 р.):
https://www.youtube.com/watch?v=35rNn8MbNCM&t=2s&ab_channel=VasilKisilPartners